De Scrum Coach neemt de taak op zich om mensen binnen een organisatie verder te helpen met het toepassen van Scrum. Hierbij past hij of zij kennis toe vanuit zowel gedegen theorie maar ook praktijk ervaring. Een Scrum Coach is een change manager die binnen alle lagen van de organisatie opereert en daar waar nodig ondersteunt en adviseert. Het Agile gedachtegoed neemt hij of zij bij deze ondersteuning mee in de aanpak.
Lees verder
Een Scrum Coach heeft mandaat nodig om samen met de organisatie stappen te zetten in het efficiënt toepassen van Scrum. Indien dit mandaat niet wordt afgegeven, functioneert de Scrum Coach slechts als adviseur. Met de inhoud, planningen of prioriteiten houdt de Scrum coach zich nimmer bezig. Hij of zij. neemt namelijk altijd een neutrale positie in en spitst zich toe op het versterken van de Scrum kennis, communicatie en samenwerking.
De Scrum Coach heeft alle medewerking nodig binnen een organisatie. Er is geen vaste strategie of aanpak aangezien iedere situatie weer anders is. Bij Scrum spreken we over een Framework en niet over een methodiek. Waarbij Agile een gedachtegoed is en geen aanpak. Tijdens een assessment maakt de Coach de wensen en knelpunten zichtbaar. Dit doet hij of zij middels gesprekken, meelopen met Scrummasters en Product Owners en het begeleiden van management. Het uiteindelijke doel is voldoende kennis, inzichten en ervaring over te dragen waardoor de organisatie in staat is zelfstandig verder te werken binnen het Scrum Framework en Agile gedachtegoed.
Hij straalt rust uit, heeft een praktische manier van coachen en vindt altijd weer interessante en inspirerende manieren om mensen uit te dagen en scherp te houden.
Scrum heeft, indien geheel en juist toegepast, de kracht om verbetering te bewerkstelligen vanuit ‘zelf management’ door teams,. Hiervoor zijn bijeenkomsten als de Daily Stand-up en de Retrospective bewezen momenten. Voor startende teams is het lastig om de juiste aanpak te vinden. De coach helpt om tot nieuwe inzichten te komen. De dagelijkse stand-up is een kort moment om te zien hoe een team communiceert en hoe de dagelijkse mindset is. Het komt er hierbij vooral op aan om als coach te monitoren en feedback te geven op het proces zoals het op dat moment gezien wordt. Dit zijn ook de momenten die de coach gebruikt om de Scrummaster te ondersteunen en bij te sturen. Ook maakt hij of zij op deze momenten onderdelen van het Scrum Frameworks zichtbaar aan het team.
Tijdens de Retrospective help de coach het team om terug te kijken op de afgelopen periode (sprint) en zorgt hij of zij er voor dat het team alle bevindingen bespreekt.
Inzichten die tot verbetering kunnen leiden, maakt het team SMART en neemt deze mee in de volgende sprint of maakt deze kenbaar naar buiten (management/ organisatie). Vaak komen teams na een bepaalde tijd in een routine wat betreft de Retrospectives. Een coach heeft de verantwoording en kennis om er voor te zorgen dat ook deze process verbeterende momenten worden aangescherpt en inzichten binnen het team actueel en daadkrachtig zijn. Hiervoor past een coach speciale retrospective methodieken toe.
Naast de momenten binnen het Scrum Frameworks legt de coach zich ook toe tot individuele gesprekken met teamleden. Dit om vragen te beantwoorden en inzicht te geven, om zich op te stellen als mentor en facilitator of om het laten zien en soms overnemen van onderdelen van het Scrum Framework. Denk hierbij aan de Daily Stand-up, Planning sessies, retrospective en de review. Waarbij de coach zich niet zal bemoeien met de inhoudt van het op te leveren product of dienst.
De rol van Product Owner is vaak een onderschatte rol binnen veel organisaties. Vaak vult een persoon deze rol in naast andere rollen. PO is een fulltime functie en de coach draagt zorg voor extra ondersteuning op het gebied van inhoudelijke kennis op het gebied van Scrum maar ook op zaken als werken met Business Value, prioritering van werk, mandaat, beschrijven van gewenste functionaliteit en de positie van de PO binnen de organisatie. Middels persoonlijke coaching en begeleiding zal de coach de PO helpen de rol krachtig en zichtbaar te maken binnen de organisatie.
Op de rol zelf zijn geen meetbare punten zichtbaar te maken, buiten communicatieve vaardigheden en daadkracht. Echter als de PO goed binnen de organisatie gepositioneerd is en voldoende mandaat heeft, komt dit ten goede aan de oplevering van een waardevol product of dienst. Daarbij let de coach op kwaliteit en beschikbaarheid van het product of dienst. Hij of zij helpt de PO helpen de PO rol te positioneren tussen team en stakeholders.
Een Scrummaster is een changemanager. De coach ondersteund de SM in kennis, communicatie vaardigheden en mandaat om het Scrum Framework goed te laten werken. Een SM is een leider die het Scrumteam ondersteunt en de PO en management helpt. De coach zorgt er voor dat uiteindelijk de SM in staat is door te groeien naar een coaching rol binnen de organisatie en maakt zichzelf hierbij uiteindelijk overbodig. Via persoonlijk begeleiding in gesprekken, training en mentoring is de SM uiteindelijk zelf in staat het Scrum Framework verder uit te rollen binnen de Scrumteams en organisatie. Hierbij blijft het management vooral aan gehaakt via de Scrummaster op het proces van Scrum.
De Coach helpt ook management en andere betrokken personen in de adoptie van Agile en Scrum. In eerste instantie zal de coach de mensen helpen die direct betrokken zijn bij het werken met Scrum maar al vrij snel zal de aandacht worden gegeven aan de management lagen. De grootste veranderingen vinden immers daar plaats. Een coach heeft de ondersteuning nodig van management om de verandering goed door te kunnen zetten. En om deze ondersteuning te verkrijgen zal de coach zorgen voor inzichten, transparantie en een duidelijke richting voor de veranderingen zodat het management goed kan inspelen op de verandering. Interactieve sessies en intensieve begeleiding zullen hierbij essentieel zijn.
Let wel dit is een mogelijke aanpak. Iedere organisatie zit weer anders in elkaar en situaties verschillen per werkvloer, team, locatie, cultuur en land. Ook kan de vraag per keer verschillen. Ook een coach is Agile dus zal de aanpak per keer verschillen en zelfs ter plekke bijsturen. Aangezien de meeste coaches het in detail plannen van zaken proberen terug te brengen tot een minimum, zal ook het plannen van coaching activiteiten tot een minimum zijn. We moeten tenslotte ook doen wat we zelf prediken.
Oriëntatie van de organisatie: observeren van de teams tijden de Scrum activiteiten en neven activiteiten, denk aan meetings, daily standup, planning sessie, retrospective en review. Maar ook de dagelijkse werkzaamheden en interactie. Naast de teams ook dit zelfde met de rest van de organisatie. Aanschuiven bij stakeholder en management bijeenkomsten. Gesprekken met managers, stakeholders, C-level management. Kortom, de organisatie leren kennen.
Kennis delen: Op basis van de oriëntatie daar waar nodig kennis sessie houden. Denk hierbij aan trainingen, presentaties en korte toelichtingen. Dit kan betekenen dat een heel team een dag lang op training moet maar het kunnen ook korte sessies zijn waarin gerichte kennis wordt gegeven.
Coaching van Scrumrollen: Begeleiding van de Scrummaster is heel belangrijk, zoals eerder in dit document wordt beschreven is het essentieel dat deze rol goed wordt ingevuld. De Scrummaster vervangt uiteindelijk de coach in zijn rol. Het gaat hier om een op een geprekken. Overnemen van taken om een voorbeeld te geven. Maar ook een team het gevoel geven dat de Scrummaster ondersteuning krijgt van een coach zodat deze krachtig in zijn of haar rol kan worden gezet.
Coaching van het team: het team moet het gevoel krijgen dat ze ondersteuning hebben. Aanwezig zijn bij cruciale momenten. Vragen beantwoorden. Voorbeeld geven en soms ook gewoon er zijn zonder iets te doen. Dit laatste is soms voor de buitenstaander vreemd maar het is gebleken dat gewoon aanwezig zijn in de ruimte al een positieve invloed heeft. “The coach is in the room”.
Opzet transitie team (indien nodig): een coach kan alleen niet veel doen en heeft ondersteuning nodig van de mensen binnen de organisatie. We zeggen wel eens een coach moet gehaald worden en mensen moeten wel gecoacht willen worden. Aangezien verandering het beste werkt als het vanuit de mensen zelf plaats vind is het aan te raden om een team te vormen dat zorg draagt voor het monitoren en transparant maken van de verandering. Een verander team wat bestaat uit mensen uit verschillende disciplines is aan te bevelen. Aansturing en uitvoering die samenwerken. Het liefst zo zichtbaar mogelijk, denk aan een eigen ruimte waar altijd te zien is waar men mee bezig is. Waar de groei en verandering voelbaar is.
